Dokument zastępujący zgłoszenie RMPD, pole po polu

Piątek, PUESC nie odpowiada od czterdziestu minut. Dyspozytor znajduje na stronie GITD blankiet dokumentu zastępującego, otwiera go i widzi 46 pól podpisanych po polsku i po angielsku. Objaśnienia na czwartej stronie omawiają osiem z nich. Reszty trzeba się domyślić, a zestaw stoi załadowany i kierowca czeka.

Ten tekst rozbiera dokument zastępujący zgłoszenie RMPD pole po polu. Co wpisać w każdym, skąd wziąć dane, które pola zostają puste i w którym miejscu blankiet myli tego, kto wypełnia go pierwszy raz.

Krótko: blankiet to załącznik do rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 października 2024 r. (Dz.U. 2024 poz. 1604), wypełnialny PDF na 46 pól, leży na gov.pl/web/gitd/sent w trzech wersjach językowych · numer w polu 1A układacie sami według schematu RRRR.MM.DD##kod kraju rejestracji##numer rejestracyjny ciągnika, a data to dzień wysłania wiadomości, nie dzień przewozu (§ 2 ust. 1) · pola 20-29 opisują odcinek na terytorium RP, nie trasę z CMR (art. 28b ust. 3 pkt 4 i 5), i tu myli się najwięcej osób · pole 1B zostaje puste, jeśli to nowe zgłoszenie, a nie aktualizacja · wypełnia się wyłącznie znakami łacińskimi (§ 2 ust. 5) · pole 44 podpisuje ten, kto faktycznie wysyła wiadomość (§ 2 ust. 6) · po przywróceniu PUESC tego samego zgłoszenia nie składa się ponownie, bo dokument zastępujący jest już zgłoszeniem (§ 2 ust. 1).

Dokument zastępujący wypełnia się na urzędowym blankiecie z załącznika do rozporządzenia, komputerowo i znakami łacińskimi. Gotowy PDF wysyła się na adres awaria.zezwolenia@gitd.gov.pl. Dane są te same co w zwykłym zgłoszeniu RMPD, czyli katalog z art. 28b ust. 3 i 4 ustawy o transporcie drogowym. Trudność nie leży w liczbie danych, tylko w tym, że jedna grupa pól znaczy co innego, niż wynika z podpisu.

Skąd wziąć blankiet dokumentu zastępującego

Blankiet leży na stronie GITD gov.pl/web/gitd/sent w wersji edytowalnej po polsku, angielsku i rosyjsku. To załącznik do rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 października 2024 r. (Dz.U. 2024 poz. 1604), a sam plik jest wypełnialnym PDF, więc pola klika się i wpisuje tekst wprost w nie.

Czy zamiast blankietu GITD można wysłać własny PDF z tymi samymi danymi? Nie. Rozporządzenie mówi, że dokument sporządza się na formularzu, którego wzór określa załącznik (§ 2 ust. 5 w związku z ust. 7). Tabela w Wordzie z tymi samymi wierszami to nie jest ten formularz.

Blankiet ma cztery strony. Pierwsza i czwarta to objaśnienia w trzech językach, same pola stoją na dwóch środkowych. Pól jest 46: dwa numery na początku, 1A i 1B, oraz czterdzieści cztery ponumerowane od 1 do 44.

Co wpisać w polach 1A i 1B

Pole 1A, numer dokumentu. Nikt go nie nadaje, układacie go sami z trzech części rozdzielonych znakami „##”: data w formacie RRRR.MM.DD, kod kraju rejestracji pojazdu i numer rejestracyjny pojazdu silnikowego. Dla ukraińskiego zestawu wygląda to tak: 2026.09.27##UA##AA1234BB. Ten sam ciąg stoi w tytule wiadomości do GITD.

Data to dzień dokonania zgłoszenia, czyli dzień wysłania wiadomości (§ 2 ust. 1 pkt 1). Nie data załadunku, nie data wyjazdu i nie data przekroczenia granicy. Jeśli dokument powstał wieczorem, a poszedł rano następnego dnia, datę trzeba poprawić i w polu, i w tytule.

Pole 1B, numer referencyjny. W nowym zgłoszeniu zostaje puste, bo numeru jeszcze nie ma: rejestr nie działa i właśnie dlatego wypełniacie ten blankiet. Pole 1B wypełnia się tylko przy aktualizacji albo uzupełnieniu zgłoszenia, które numer już dostało, kiedy PUESC jeszcze działał. Wtedy w tytule wiadomości stoją oba numery, wasz i referencyjny, rozdzielone „##” (§ 2 ust. 4).

Jakie dane idą w pola 1-19

Pierwsze dziewiętnaście pól to trzy bloki o tej samej budowie: kto wy, kto nadawca, kto odbiorca.

Pole 2 pyta o numer identyfikacji podatkowej zgłaszającego, i tylko wtedy, gdy jest obowiązany go posiadać (art. 28b ust. 3 pkt 1 lit. c). Przewoźnik spoza UE wpisuje tu własny numer ze swojego kraju, nie polski NIP, którego nie ma. Że tak właśnie ma być, widać w naszych danych: w 278 deklaracjach, które PUESC potwierdził numerem referencyjnym od 25.06 do 25.09.2026, przewoźnik jest identyfikowany własnym numerem, ośmiocyfrowym ЄДРПОУ albo dziesięciocyfrowym РНОКПП, i ani razu polskim NIP-em.

Dane nadawcy i odbiorcy biorą się z CMR i przenoszą jeden do jednego. Rozbieżność między CMR a zgłoszeniem jest podstawą kary, więc nic się tu nie poprawia według własnego uznania. Jak te pola układają się w zwykłym RMPD, opisuje osobno tekst Jak dane z CMR trafiają do RMPD.

Dlaczego pola 20-29 to nie trasa z CMR

Pola 20-29 opisują odcinek przewozu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, a nie trasę od magazynu do magazynu. Podpis na blankiecie jest krótki, „Data rozpoczęcia przewozu”, i to on wprowadza w błąd. Znaczenie nadaje ustawa: art. 28b ust. 3 pkt 4 i 5 mówi o miejscu i dacie rozpoczęcia oraz zakończenia przewozu na terytorium RP.

Najprostszy dowód stoi w samym blankiecie. Pola 23 i 27 pytają o województwo. Województwa nie ma ani w Łucku, ani w Berlinie, jest tylko w Polsce. Gdyby te pola opisywały całą trasę, oba wiersze nie miałyby sensu.

Co wpisać w polu 22, gdy zestaw wjeżdża z Ukrainy? Przejście graniczne. Na przykład Dorohusk albo Korczowa. Przewóz na terytorium RP zaczyna się na granicy, nie w magazynie nadawcy w Kowlu. Jeśli natomiast jest to kabotaż i załadunek odbywa się w Polsce, w polu 22 stoi ta polska miejscowość.

Co wpisać w polach 30-41

Pola 36 i 37 wykluczają się wzajemnie. Przewoźnik ukraiński zwykle wypełnia 37, nie 36: zwolnienie z zezwolenia wynika z umowy między Ukrainą a UE, obowiązującej do 31 marca 2027 r. Pole 41 jest obowiązkowe tak samo jak w zwykłym zgłoszeniu, bo awaria rejestru nie znosi obowiązku przekazywania geolokalizacji.

Kiedy wypełnia się pola 42, 43 i 44

Pola 42 i 43 dotyczą jednego przypadku: numer referencyjny poprzedniego zgłoszenia stracił ważność, a przewóz trwa dalej. Wtedy w polu 42 stoi tamten numer, a w polu 43 miejsce rozpoczęcia kontynuacji przewozu (art. 28b ust. 4). W zwykłej sytuacji oba zostają puste.

Pole 44 to oświadczenie, że osoba składająca dokument jest upoważniona do działania w imieniu przewoźnika. Wypełnia je ten, kto faktycznie naciska „wyślij”. Jeśli wiadomość idzie od dyspozytora, a nie od właściciela, w polu 44 stoją dane dyspozytora, i nie jest to formalność: rozporządzenie wprost wymaga, żeby taka osoba przy tej czynności oświadczyła, że działa w imieniu i na rzecz przewoźnika (§ 2 ust. 6).

Co zrobić z cyrylicą

Dokument wypełnia się wyłącznie znakami łacińskimi (§ 2 ust. 5). Dotyczy to wszystkiego: nazwy firmy, adresu, miejscowości, nazwiska w polu 44. Blankietu wypełnionego cyrylicą GITD nie przyjmie, a dowiecie się o tym wtedy, gdy autoresponder nie przyjdzie.

Dla przewoźnika ukraińskiego oznacza to transliterację nazw i adresów. Brać trzeba tę samą formę łacińską, której firma używa już w zwykłych zgłoszeniach RMPD, a nie wymyślać nową: dwie różne pisownie tej samej firmy łatwo stają się powodem pytań. Cyrylica w danych jest zresztą jedną z częstych przyczyn odrzucenia przez PUESC także w trybie normalnym, kod R01, rozebrany w tekście Najczęstsze przyczyny odrzucenia przez PUESC.

Ile kosztuje błąd w dokumencie zastępującym

Dokument zastępujący jest pełnoprawnym zgłoszeniem, więc i odpowiedzialność za niego jest taka sama jak za zgłoszenie w rejestrze.

Dla firmy z trzema zestawami 12 000 zł to mniej więcej miesięczny fundusz płac kierowców, płacony za jeden niewypełniony blankiet. Pozostałe kwoty z tego samego taryfikatora policzy kalkulator kar SENT i RMPD.

Czy po przywróceniu PUESC trzeba złożyć zgłoszenie w rejestrze jeszcze raz? Nie. Rozporządzenie mówi, że przewoźnik dokonuje zgłoszenia, przesyłając dokument zastępujący zgłoszenie (§ 2 ust. 1). Dokument zastępujący nie jest tymczasową zaślepką, tylko samym zgłoszeniem, i powtarzania go w rejestrze ustawa nie wymaga. Nowe zgłoszenie ma sens tylko wtedy, gdy chcecie mieć numer referencyjny na resztę trasy.

Co robić

1. 1Upewnijcie się, że rejestr naprawdę jest niedostępny: komunikaty „Niedostępności” na PUESC i ponowna próba po 10 minutach. Kolejność działań przy awarii opisuje tekst Co zrobić z RMPD i SENT, gdy PUESC nie działa.
2. 2Pobierzcie blankiet z gov.pl/web/gitd/sent i otwórzcie go w czytniku PDF, który obsługuje pola formularza.
3. 3Ułóżcie numer 1A z dzisiejszej daty, kodu kraju i numeru rejestracyjnego ciągnika. Skopiujcie go do tytułu wiadomości.
4. 4Wypełnijcie pola 1-19 z CMR jeden do jednego, znakami łacińskimi.
5. 5Wpiszcie w pola 20-29 wjazd i wyjazd z Polski, z województwem i współrzędnymi, a nie magazyny nadawcy i odbiorcy.
6. 6Sprawdźcie pola 32 i 33: „X” stoi dokładnie w jednym z nich.
7. 7Wyślijcie PDF na awaria.zezwolenia@gitd.gov.pl i poczekajcie na autoresponder. Bez niego zgłoszenie nie jest złożone.
8. 8Przekażcie kierowcy dwa pliki przed wyjazdem: sam PDF i wiadomość z potwierdzeniem (art. 28c ust. 1).

Czego nie robić

• ✗Nie wysyłajcie własnego blankietu ani skanu wypełnionego odręcznie. Rozporządzenie wymaga formularza z załącznika, wypełnionego komputerowo (§ 2 ust. 5), a zła forma znaczy tyle, co brak zgłoszenia.
• ✗Nie wpisujcie w pola 22 i 26 miejsc załadunku i rozładunku z CMR. To pola o wjeździe i wyjeździe z Polski, co potwierdza województwo w polach 23 i 27.
• ✗Nie stawiajcie w polu 1A daty przewozu. Stoi tam data wysłania wiadomości i przy przesunięciu na następny dzień trzeba ją zmienić.
• ✓Zamiast tego zachowajcie autoresponder i dajcie kierowcy oba pliki, bo bez potwierdzenia ma on obowiązek odmówić rozpoczęcia przewozu (art. 28c ust. 2).

Gdzie tu miejsce na technologię

Wszystkie dane, o które prosi dokument zastępujący, przewoźnik ma już w zgłoszeniu: przewoźnik, nadawca, odbiorca, wjazd i wyjazd z Polski ze współrzędnymi, numer CMR, numer lokalizatora. Awaria rejestru nie zmienia danych, zmienia tylko kanał, którym jadą do państwa.

To, że pola 22-29 dotyczą właśnie Polski, widać też od strony technicznej. Przed każdą wysyłką Sigil sprawdza szerokość geograficzną punktu wjazdu i wyjazdu na zakres 49,0000-54,8400, czyli na granice Polski, i zgłoszenie ze współrzędnymi magazynu w Kowlu takiej kontroli nie przechodzi. Dane z CMR system przenosi jeden do jednego, dyspozytor potwierdza każde pole i nic nie poprawia się za niego samo. Stan usługi przed wysyłką widać na stronie Status PUESC, a kto w ogóle ma obowiązek składać RMPD i od jakiej masy, wyjaśnia tekst Czym jest RMPD i kto ma obowiązek zgłaszać.

Sigil obsługuje deklaracje RMPD. Dokument zastępujący do GITD wysyła sam przewoźnik ze swojej skrzynki: potwierdzenie przychodzi na adres nadawcy i właśnie ono jest dowodem złożenia.